システム会社で働いていたときは、連絡手段はほとんどメールです。職場でメールでやりとりしない方は意外に思うかもしれませんが、口頭で言ったあとわざわざメールで再度連絡したりもします。
とにかく記録を残す、共有するということですね。メールが残っていれば過去をたどることができます。メールが残っていれば他の誰かに転送することもできます。
社内にポータルサイトがあって、課内での連絡にはそのポータルサイトのメールを利用していました。課内や外部との連絡には会社のメールを使用していました。
メールの他に活躍するのがメーリングリストです。基本的な機能はメールと同じなのですが、複数の人にメールを送れたり、返信することができます。メーリングリストは、主にプロジェクトのメンバーで利用しました。メンバーのメールアドレスをメーリングリストに登録し、メーリングリストのメールアドレスにメールを送るとメンバー全員にメールが送られるというわけです。プロジェクトで大事なことは全員で共有しないといけないのでメーリングリストはとても重宝しました。
あとRedmainというバグ修正に特化したCMS(コンテンツマネジメントシステム)を使用しました。Redmineはオープンソースのプロジェクト管理ソフトウェアです。タスク管理、進捗管理、情報共有が行え、ソフトウェア開発やwebサイト制作等のITプロジェクトに利用できます。
システム会社を辞めて、システム開発兼ネットショップ運営を事業とする会社に転職したのですが、この会社では連絡方法にITをあまり活用できていないなと感じました。連絡の大半が口頭か付箋なのです。確かにその方が早いですし、確実です。例えば商品が廃盤になり仕入れることができなくなった場合、商品情報を削除するか、表示させないようにしなければなりません。
ある事務の女の子は、廃盤の商品があると商品番号を書いた付箋をわざわざ私に渡してくれるのです。私は、事務の女の子と会話できるきっかけを持てたのと引き換えに、付箋に書かれた言葉としては意味を持たない英数字の羅列をタイプしなければならないのと、後で商品データの整合性(複数店舗を運営していたので、商品データは様々な形式で運用していました)をとるのに頭を悩ますのでした。
これを解決するにはメールでタイトルに【廃盤】、本文に商品番号を書いて送ってくれるだけでいいのです。そして、事務の女の子が「⭕⭕さん、廃盤商品の商品番号メールしましたから～」と言ってくれれば、なお嬉しい限りなのです。(決して、そのメールに「PS. 今夜、食事でもどうですか？」なんていうことは期待していません。。。)
そうすれば、言葉として意味を持たない文字列のタイプが苦手な私にはコピペだけで商品データを修正できますし、過去の廃盤商品を調べたいときはメールの検索機能で「【廃盤】」と検索すれば一気にわかります。データが残っているので過去をたどることができます。
付箋であれば、残せないことはないですが、使った後は高い確率でゴミ箱行きです。付箋に書いた文字が読みにくくて、事務の女の子に聞き直すのは億劫です。私が付箋に気づいていなかったり、私が受けとる前に付箋が紛失していたりして、事務の女の子と口論になるのはもちろん避けたいと思います。
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